Файли бази даних Excel полегшують введення, зберігання та пошук певної інформації. Будь то особистий список телефонних номерів, список контактів для організації або колекція монет, Microsoft Excel має вбудовані інструменти для відстеження даних і пошуку конкретної інформації.
Ця стаття відноситься до Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel для Mac, Excel для Android і Excel Online.
Введіть дані
Основним форматом для зберігання даних у базі даних Excel є таблиця. Після створення таблиці використовуйте інструменти даних Excel для пошуку, сортування та фільтрування записів у базі даних для пошуку конкретної інформації.
Щоб дотримуватися цього уроку, введіть дані, як показано на малюнку вище.
Введіть студентські ідентифікатори швидко
- Введіть перші два ідентифікатори, ST348-245 і ST348-246, у комірки A5 і A6 відповідно.
- Виділіть два ідентифікатори, щоб вибрати їх.
- Перетягніть заливку ручку в комірку А13.
Решта ідентифікаторів учня правильно вводяться в комірки з A6 по A13.
Введіть дані правильно
При введенні даних важливо переконатися, що вони введені правильно. За винятком рядка 2 між заголовком електронної таблиці та заголовками стовпчиків, не залишайте жодних інших порожніх рядків під час введення даних. Також переконайтеся, що ви не залишаєте порожніх комірок.
Помилки даних, викликані неправильним введенням даних, є джерелом багатьох проблем, пов'язаних з управлінням даними. Якщо дані введені правильно на початку, програма, швидше за все, поверне вам бажані результати.
Рядки - це записи
Кожен окремий рядок даних у базі даних називається записом. При введенні записів пам'ятайте наступне:
- Не залишайте порожніх рядків у таблиці. Це включає порожній рядок між заголовками стовпчиків і першим рядком даних.
- Запис повинен містити дані тільки про один конкретний елемент.
- Запис також повинен містити всі дані в базі даних про цей елемент. В одному рядку не може бути інформації про елемент.
Стовпчики поля
Хоча рядки в базі даних Excel називаються записами, колонки називаються полями. Кожен стовпчик потребує заголовка для ідентифікації даних, які він містить. Ці заголовки називаються іменами полів.
- Імена полів використовуються для забезпечення того, щоб дані для кожного запису вводилися в однаковій послідовності.
- Дані в стовпчику повинні бути введені в тому ж форматі. Якщо ви починаєте вводити числа у вигляді цифр (наприклад, 10 або 20), продовжуйте в тому ж дусі. Не змінюйте частину шляху і починайте вводити числа у вигляді слів (наприклад, десять або двадцять). Бути послідовним.
- Таблиця не містить порожніх стовпчиків.
Створити таблицю
Після введення даних їх можна перетворити на таблицю. Щоб перетворити дані на таблицю:
- Виділіть комірки від A3 до E13 на аркуші.
- Виберіть вкладку «Головна».
- Виберіть «Формат таблиці», щоб відкрити меню, що розкривається.
- Виберіть синій варіант Table Style Medium 9, щоб відкрити діалогове вікно «Формат таблиці».
- Коли діалогове вікно відкрито, комірки з A3 за E13 на аркуші обведені пунктирною лінією.
- Якщо пунктирна лінія оточує правильний діапазон комірок, виберіть «OK» у діалоговому вікні «Формат таблиці».
- Якщо пунктирна лінія не оточує належний діапазон комірок, виділіть правильний діапазон на аркуші та натисніть кнопку Гаразд у діалоговому вікні «Формат таблиці».
Біля кожної назви поля додаються стрілки, що розкриваються, а рядки таблиці форматуються світло-синім кольором, що чергується.
Використовуйте інструменти бази даних
Після створення бази даних скористайтеся інструментами, розташованими під стрілками списку, що розкривається поряд з кожною назвою поля, щоб відсортувати або відфільтрувати ваші дані.
Впорядкувати дані
- Виберіть стрілку списку, що розкривається поряд з полем Прізвище.
- Виберіть Сортування від А до Я, щоб відсортувати базу даних за алфавітом.
- Після сортування Грем Дж. - перший запис у таблиці, а Вілсон Р. - останній.
Фільтрувати дані
- Виберіть стрілку списку, що розкривається поряд з полем «Програма».
- Виберіть «Вибрати все», щоб зняти всі параметри.
- Позначте цей пункт поряд з Business, щоб додати позначку до поля.
- Виберіть OK.
- Видно тільки двох студентів, Дж.Томпсон і Ф. Сміт, тому що вони - єдині два студенти, зареєстровані в діловій програмі.
- Щоб показати всі записи, виберіть стрілку списку, що розкривається поряд з полем «Програма» і виберіть «Очистити фільтр» з «Програми».
Розширити базу даних
Щоб додати додаткові записи до вашої бази даних:
- Наведіть вказівник миші на маленьку точку в нижньому правому куті столу.
- Вказівник миші змінюється на двоголову стрілку.
- Натисніть і утримуйте праву кнопку миші і перетягніть курсор вниз, щоб додати порожній рядок до кінця бази даних.
- Додайте такі дані до цього нового рядка:
Комірка A14: ST348-255
Ячейка B14: КрістоферЯчейка
C14: A.
Ячейка D14: 22Комірка
E14: Наука
Завершіть форматування бази даних
: